Ulkoistettu buukkaus: mitä se maksaa ja miten se tehostaa myyntiänne

Mitä ulkoistettu buukkaus tarkoittaa

Buukkaus eli potentiaalisten asiakastapaamisten sopiminen on myyntiprosessin ensimmäinen askel ja keskeinen osa uusasiakashankintaa. Tapaamista sovittaessa tuotetta ei vielä esitellä yksityiskohtaisesti. Tarkoitus on herättää kiinnostus ja selvittää, onko tapaamiselle syy. Markkinoilla samasta työstä käytetään myös nimeä tapaamistuotanto. Buukkauksen paikasta myyntiprosessissa kerromme B2B-myyntiprosessin vaiheiden oppaassa.

Kun ulkoistatte buukkauksen, maksatte toiselle yritykselle siitä, että se sopii myyntitapaamiset puolestanne. Ulkoistettu tiimi hoitaa myynnin alkupään ja myyjänne keskittyvät kiinnostuneisiin. B2B-buukkaus tehdään puhelimella, koska buukkaaja voi räätälöidä viestinsä vastaajan tilanteen mukaan ja kerätä samalla tietoa yrityksestä. Sähköposti ei kuule vastalausetta eikä kysy jatkokysymystä.

Ulkoistettu buukkaus ei ole ulkoistettu myynti. Se ei ole telemyyntiä eikä klousausta. Roolit ovat selvät: buukkaaja kartoittaa ja sopii tapaamisen, myyjänne tapaa ja myy.

Rajaus kannattaa pitää mielessä koko oppaan ajan. Kun buukkausyritys lupaa myös hoitavansa kaupan päättämisen, kyse on eri palvelusta kuin tässä oppaassa käsitelty ulkoistettu buukkaus. Se voi silti olla teille sopiva ratkaisu, mutta vertailukohdat ovat toiset.

Mitä ulkoistettu buukkaus maksaa

Buukkauksen hinta riippuu ennen kaikkea hinnoittelumallista. Markkinoilla on kolme yleistä mallia ja jokainen ohjaa tekemistä eri suuntaan.

1. Hinta per läpikäyty kontakti. Maksatte jokaisesta keskustelusta, myös niistä, joista ei synny tapaamista. Vastineeksi saatte kartoituksen ja markkinatiedon jokaisesta puhelusta. Soittajalla ei ole painetta pakottaa tapaamista, koska palkkio ei riipu siitä.
2. Hinta per sovittu tapaaminen. Kuulostaa riskittömältä, mutta ohjaa pakkobuukkaukseen. Tapaamisia syntyy, mutta osa peruuntuu ja osa on tyhjiä keskusteluja, joihin myyjänne käyttävät aikaa. Malli palkitsee määrää, ei laatua.
3. Kuukausimaksu tai tuntihinta. Helppo budjetoida, mutta hinta ei ole sidottu tehtyyn työhön eikä tuloksiin. Volyymin vaihdellessa maksatte saman verran riippumatta siitä, montako kontaktia käytiin läpi.

Meillä hinta on alkaen 5,90 euroa läpikäytyä kontaktia kohden. Yksikköhinta määräytyy kohderyhmän ja volyymin mukaan. Minimimäärä on 300 kontaktia kuukaudessa. Kuukausimaksuja tai piilokuluja ei ole ja volyymia voi skaalata ylös tai alas ilman irtisanomiskustannuksia. Tarkemmin hinnoittelusta kerromme tapaamisten buukkauksen palvelusivulla.

Hinta kannattaa suhteuttaa kahteen lukuun: myyjänne tuntihintaan ja peruuntuneen tapaamisen hintaan. Kontaktikohtainen hinta on edullinen, kun sitä vertaa myyjän tunteihin listojen parissa, sillä sama aika käytettynä tapaamisissa tuottaa yleensä enemmän kuin seulonnassa.

Mitä buukkauspalvelulta voi odottaa

Hyvä buukkauspalvelu on ennakoitavaa. Näitä asioita voitte odottaa ja vaatia:

• Sovittu kohderyhmä ja viikkorytmi. Tiedätte, kenelle soitetaan ja kuinka paljon viikossa.
• Sovittu määrä tapaamispyyntöjä viikossa. Määrä sovitaan yhdessä kohderyhmän mukaan.
• Tapaamiset kalenteriinne, CRM-järjestelmäänne tai sähköpostiinne, etänä tai asiakaskäynteinä.
• Viikkoraportti läpikäydyistä kontakteista ja seuraavista askelista.
• Tausta jokaisesta tapaamisesta: mistä puhuttiin ja mihin myyjän kannattaa tarttua.
• Markkinatieto: trendit, vastalauseet, kilpailutilanne ja sopimusten päättymisajat.
• Perehdytys äänensävyyn ja arvolupaukseen, jotta keskustelu kuulostaa teiltä.

Mittakaava on hyvä tietää. Yksi soittaja soittaa 100–120 puhelua työpäivässä. Ensimmäiset puhelut alkavat meillä 7–14 päivän kuluessa sopimuksesta. Osumaprosentteja tai tapaamismääriä ei kannata luvata etukäteen, sillä ne riippuvat kohderyhmästä ja ajankohdasta. Jos joku lupaa tarkan tapaamismäärän ennen kuin kohderyhmä on edes rajattu, kannattaa kysyä, mihin lupaus perustuu. Raportoinnin hyödyntämisestä kerromme dataan perustuvan uusasiakashankinnan oppaassa.

Viisi hyötyä, jotka ulkoistettu buukkaus tuo myyntiin

1. Myyjien aika vapautuu kiinnostuneille. Myyjänne tapaavat päättäjiä, joilla on tunnistettu tarve, eivätkä käytä päiviä listojen läpikäyntiin ja kylmiin puheluihin.
2. Tasainen rytmi ilman rekrytointia. Ei rekrytointiriskiä, ei kiinteitä kuluja eikä koulutus- ja palkkakuluja. Soittaminen jatkuu myös lomien ja poissaolojen aikana, kun oma myyjä on tavoittamattomissa.
3. Kustannus skaalautuu tarpeen mukaan. Volyymia lisätään, kun kalenteri on tyhjä. Sitä vähennetään, kun myyjät ovat täystyöllistettyjä, ilman irtisanomisaikoja tai -kuluja.
4. Laajempi tavoittavuus. Oikeilla kriteereillä valittu kohderyhmä eri puolilta Suomea, myös alueilta, joissa myyjänne eivät liiku ja joilla ei vielä ole yhtään asiakastanne.
5. Dokumentointi ja markkinatieto. Ulkoistettu tiimi kirjaa liidit CRM-järjestelmäänne ja markkinatieto päätyy myynnin ja johdon käyttöön ilman erillistä koontityötä.

B2B-asiakashankinta on usein pitkä prosessi, joka vaatii paljon asiakaskontaktointia myyntiprosessin alkupäässä. Ulkoistettu tiimi tekee juuri tämän osan.

Milloin oma tiimi riittää ja milloin ei

Oma tiimi riittää, kun kohderyhmä on pieni ja tunnettu, kun myyjillä on aidosti aikaa soittaa joka päivä ja kun esikeskustelu on niin tekninen, että vain asiantuntija voi käydä sen. Näissä tilanteissa ulkoistaminen tuo enemmän koordinointia kuin hyötyä.

Ulkoistaminen kannattaa, kun myyjien aika on kalliimpaa kuin soittajan. Kun tarvitsette volyymia tai tasaisen viikkorytmin. Kun avaatte uuden segmentin tai alueen. Kun ette halua rekrytoida. Kausiluonteiseen tarpeeseen sopii määräaikainen kampanja, jatkuvaan tarpeeseen jatkuva sopimus.

Yksi rehellinen huomio: jos kuukausitarpeenne on alle 300 kontaktia, se ei täytä minimiä. Silloin oma tiimi tai määräaikainen kampanja on parempi valinta.

Näin vertailette buukkauspalveluita: kysymykset ennen sopimusta

Nämä kysymykset voitte esittää mille tahansa buukkausyritykselle. Vastaukset kertovat enemmän kuin esite. Epäselvä tai kiertelevä vastaus yhteenkin kysymykseen kertoo jo jotain palvelun tavasta toimia.

1. Mistä maksamme: läpikäydystä kontaktista, sovitusta tapaamisesta vai kuukaudesta?
2. Kuka soittaa ja missä? Omaa henkilöstöä vai alihankintaa, Suomessa vai muualla?
3. Miten kohderyhmä rakennetaan? Yhdessä kanssamme vai ostetusta listasta?
4. Mitä raportoidaan ja kuinka usein?
5. Miten hyvin kartoitettu tapaaminen määritellään ja mitä tapahtuu peruuntuneille tapaamisille?
6. Miten kommentit ja markkinatieto toimitetaan meille?
7. Onko GDPR ja henkilötietojen käsittely sovittu kirjallisesti?
8. Kuinka nopeasti volyymia voi skaalata ylös tai alas?

Laadun määrittelyyn saatte apua oppaastamme hyvin kartoitettuihin tapaamisiin. Kysykää myös referenssejä. Omamme löydätte referenssisivulta.

Näin ulkoistettu buukkaus käynnistetään

1. Aloituskeskustelu, noin 45 minuuttia. Käymme läpi, kenelle soitetaan, montako tapaamista viikossa tavoitellaan ja millä äänensävyllä.
2. Tavoitteet, kohderyhmä ja arvolupaus sovitaan kirjallisesti.
3. Valitsette kanavan, johon tapaamiset toimitetaan. Sovitte myös viikkoraportin muodon.
4. Ensimmäiset puhelut soitetaan 7–14 päivän kuluessa.
5. Ensimmäisen kuukauden jälkeen kohderyhmä ja spiikki tarkistetaan raportin perusteella.

Sen jälkeen ulkoistettu tapaamisten buukkaus on osa myyntinne viikkorytmiä eikä erillinen projekti, jota kukaan johtaa sivutyönä. Palvelun sisällön ja hinnan löydätte kokonaisuudessaan tapaamisten buukkauksen sivulta.